Sabtu, 03 November 2012

Prinsip Penyelenggaraan ADM


v  MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

1.      Pengertian Pekerjaan Kantor (Office Work)
Pada hakikatnya pengertian pekerjaan kantor sama dengan pengertian tata usaha, yaitu suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Menurut Drs. Soebroto, pekerjaan kantor adalah setiap macam pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tulisan serta pembuatan warkat-warkat, penggunaan dan pemeliharaan warkat-warkat.
2.      Peranan Pekerjaan Kantor
a.       Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan masyarakat.
b.      Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan
c.       Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi
d.       Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi.
3.      Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
a.       Bersifat pelayanan
b.      Bersifat terbuka dan luas
c.       Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
d.      Banyak mempergunakan alat-alat tulis
4.      Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor dapat dikelompokkan menjadi empat bidang kegiata, yaitu:
a.      Komunikasi
(pekerjaan kantor => menghimpun, memberikan  keterangan-keterangan kepada mereka yang membutuhkan baik pihak interen maupun pihak ekstern dari organisasi tersebut).
b.      Registrasi (pencatatan)
( Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak interen maupun pihak ekstern).
c.       Kalkulasi/ komputasi ( penghitungan)
(Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai dari yang sederhana sampai computer.)
d.      Filing (penyimpanan arsip)
(kegiatan penyimpanan produk-produk kantor agar dapat dipergunakan apabila dibutuhkan).
5.      Perincian Pekerjaan Kantor
a.       Menghimpun (mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum ada atau yang masi berserakan, sehingga siap dipergukan ketika diperlukan)
b.      Mencatat (kegiatan tulis menulis mengenai data-data yang dipelukan sehingga mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
c.       Mengolah (kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna)
d.      Menggandakan ( kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak yang diperlukan)
e.       Mengirim (kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan berbagai cara)
f.       Menyimpan (meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman)
g.      Melakukan komunikasi (kegiatan melakukan  pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lainbaik langsung maupun tidak langsung)
h.      Menghitung (kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka). Dan pekerjaan lainnya.
6.      Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor
a.       Surat                                                          e. Arsip
b.      Laporan
c.       Formulir
d.      Berbagai macam dokumen tertulis
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Pengertian Perbekalan Kantor (sarana dan prasarana kantor)
Adalah segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik, baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi).
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai tujuan (benda-benda bergerak spt computer, dan mesin2).
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (benda-benda yang tidak bergerak spt gedung, ruang, tanah,dll). 
2.      Macam-macam Perbekalan Kantor
a.       Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
b.      Mesin-mesin kantor (office Machine)
c.       Mesin-komunikasi kantor
d.      Perabot kantor (office furniture)
e.       Interior kantor (office arrangement)
3.      Peralatan, Perlengkapan, dan Interior Kantor
a.       Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghsilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
Peralatan kantor (segala benda yang dapat digunakan berulang2)
Perlengkapan kantor (segala benda kantor yang tidak dapat digunakan berulang2/ sekali pakai.
Ø  Dilihat dari bentuknya, Office supplies dibedakan menjadi dua, yaitu:
1)      Berbentuk lembaran. Ex: kertas, plastic, amplop dan map.
2)      Berbentuk non lembaran. Ex: pena, perforator, stepler, cutter, dll.
3)      Berbentuk buku. Ek: buku catatan (block note), buku telepon, buku tamu, buku tahunan, dll.

Ø  Dilihat dari segi penggunaannya, office supplies dibedakan menjadi:
1)      Barang habis pakai. Ex: pena, tinta, kertas, klip
2)      Barang tidak habis pakai. Ex: stepler, perforator, cutter, gunting, dll.
b.      Mesin-mesin kantor (office machine)
Adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetic. Ex: computer, leptop, LCD, mesin fotokopi, mesin absensi, dll.
c.       Mesin komunikasi kantor
Adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di dalam organisasi sendiri maupun di luar ogranisasi. Ex: telepon, intercom, faximile, telepon wareless.
d.      Perabot kantor (office furniture)
Benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Ex: meja, kursi, lemari, rak buku, filing cabinet.
e.       Interior kantor
Benda-benda yang digunakan untuk menambah suasana jadi lebih menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Ex: bunga, lukisan, dll.

MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Pengertian Personil Kantor
Adalah orang atau karyawan yang menjalankan atau yang melayani pekerjaan dalam suatu organisasi pemerintah/ swasta untuk mencapai tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji atau upah.
a.       Pegawai negeri adalah pegawai yang bekerja  pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.
b.      Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
c.       Pegawai tetap adalah pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta.
d.      Pegawai honorer adalah pegawai tidak tetap dan dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
2.      Macam-macam personil kantor
a.       Administrator ( Petugas pelaksana administrasi)
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b.      Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantuor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c.       Staf ( pembantu ahli)
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuannya dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan –pekerjaan kantor.
d.      Worker ( pegawai/pekerja)
Adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.
3.      Pengorganisasian personil kantor
4.      Syarat-syarat personil kantor
Secara umum persyaratan personil kantor meliputi:
a.       Persyaratan pengetahuan
Pada umumnya diukur dari tingkat pendidikan formal, karena selama ini yang lazim berlaku yaitu seseorang dianggap mampu mengerjakan pekerjaan dan diterima sebagai karyawan kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang sudah diselesaikannya.
b.      Persyaratan keterampilan
Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar/ ukuran-ukuran yang telah ditentukan, dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan.
Menurut The Liang Gie karyawan yang terampil adalah karyawan yang telah mampu melaksanakan tugas-tugas pelayanan yaitu, menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
c.       Persyaratankepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh personil kantor sbb:
1)      Loyalitas, yaitu kesetiaan kepada perusahaan dan pekerjaannya sehingga tercipta rasa memiliki, saling menjaga dan menjaga nama baik perusahaan.
2)      Tekun dan rajin, setiap melaksanakan pekrjaan harus dilaksanakan dengan tekun dan sunguh-sungguh, jika tidak kemungkinan besar tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaannya dan akan menimbulkan kerugian pada peusahaan.
3)      Kesabaran, dalam artian teliti, tidak cepat putus asa dan ulet dalam bekerja
4)      Kerapian, yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, tertata dengan baik serta dapat pula diartikan rapi dalam berpakaian, santun dalam cara duduk dan menerima tamu.
5)      Dapat menyimpan rahasia, karena kebocoran rahasia perusahaan akan menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan.
5.      Tugas, wewenang dan tanggungjawab personil kantor
a.       Meneger kantor/ kepala kantor bertugas mengawasi, bertanggungjawab terhadap kelancaran aktifitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja sesuai kebutuhan. Serta memberikan nasehat dan melatih karyawannya.
b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
c.       Bagian keuangan, bertugas bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan.
d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan pimpinan juga untuk karyawan dibagian lainnya.
e.       Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor.
Sifat/ kualifikasi dasar yang harus dimiliki seorang pemimpin kantor:
ü  Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup
ü  Mempunyai temperamen yang sesuai dengan pekerjaannya (gambaran menyeluruh terhadap semua kegiatannya)
ü  Mempunyai kemampuan mendelegasikan kewenangannya
ü  Harus mempunyai “good powers of organization” (kemampuan memimpin)
ü  Mampu melihat segalanya itu secara keseluruhan (adil)
ü  Memiliki kepribadian yang diperlukan dalam tugasnya, seperti:  antusianisme, kesungguhan hati, kebijaksanaan, control diri yang baik, dll.
Sifat dan kualifikasi dasar yang dimiliki seorang sekretaris:
ü  Kepribadian yang sesuai, seperti: ramah, simpatik, supel dalam pergaulan, jujur, teliti, berhati-hati, cekatan, emosi yang stabil
ü  Pengetahuan umum yang cukup
ü  Pengetahuan khusus yang mencakup bidang kerjanya
ü  Mempunyai keterampilan dan menguasai teknik-teknik kesekretarisan
ü  Pengalaman kerja
6.      Pengadaan personil kantor
a.       Analisis Jabatan
b.      Rekruitmen
c.       Seleksi
7.      Langkah-langkah seleksi personil kantor
a.       Seleksi administrasi
b.      Penarikan tenaga kerja
c.       Klasifikasi jabatan
d.      Tes dan wawancara
e.       Penempatan personil kantor
8.      Masa orientasi personil kantor
9.      Penempatan personil kantor
10.  Pengembangan personil kantor
a.       Pengertian Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan kegiatannya.
Menurut Wexley dan Yulk, Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkatan menengah dan atas.
Jadi, pelatihan dan pengembangan erat kaitannya dengan usaha-usaha yang terencana untuk mencapai penguasaan, kemampuan, pengetahuan, dan sikap karyawan. 
b.      Manfaat pelatihan
1)      Dapat meningkatkan kinerja personil/ karyawan
2)      Karyawan dapat berkembang lebih cepat dan baik
3)      Dapat memperbaiki cara kerja karyawan
4)      Karyawan dapat bekerja dengan baik, efektif dan efisien
5)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri
6)      Mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktifitas perusahaan
c.       Jenis dan tujuan pelatihan
1)      Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing karyawan, pelatih ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.
2)      Administrative training
Pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berkaitan pekerjaan kantor.
3)      Office method training
Pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya  bidang kesekretarisan.
4)      Refreshing training
Pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
d.      Prinsip-prinsip pelatihan
1)      Prinsip perbedaan individu
Misalnya: perbedaan kemampuan, tingkat pendidikan, minat, dan pengalaman.
2)      Prinsip pengembangan karyawan
Diberikan pendidikan dan pelatihan karyawan
e.       Komponen pelatihan
1)      Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas
2)      Materi harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan
3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta
4)      Peserta harus memenuhi persyaratan
5)      Pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat
f.       Tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan
1)      Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan
2)      Mengidentifikasi kebutuhan
3)      Menetapkan metode pelatihan
4)      Menetapkan criteria keberhasilan
5)      Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi
6)      Mengevaluasi hasil pelatihan
g.      Tujuan pelatihan dan pengembangan
1)      Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja
2)      Menetapkan ketetapan sumber daya manusia
3)      Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja
4)      Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi kerja
5)      dll
h.      Faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
1)      Perbedaan individu
2)      Hubungan dengan analisis jabatan
3)      Motivasi
4)      Partisipasi aktif
5)      Seleksi peserta pelatihan
6)      Metode pelatihan dan pengembangan
11.  Mutasi, promosi dan demosi personil kantor
Mutasi adalah  
12.  Pemberhentian personil kantor

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar