Manajemen Perkantoran

BAB 1

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Organisasi merupakan wadah di mana banyak orang berkumpul dan saling berinteraksi. Organisasi juga terbentuk karena adanya kesamaan misi dan visi yang ingin dicapai. Dari sini setiap individu atau unsur yang terdapat di dalam organisasi tersebut secara langsung maupun tidak langsung harus memegang teguh apa yang menjadi pedoman dan prinsip di dalam organisasi tersebut. Sehingga untuk mencapai visi dan menjalankan misi yang digariskan dapat berjalan dengan baik.

Seiring berjalannya waktu, di dalam organisasi kerap terjadi konflik. Baik konflik internal maupun konflik eksternal antar organisasi. Konflik yang terjadi karena permasalahan yang sangat remeh. Namun justru dengan hal yang remeh itulah sebuah organisasi dapat bertahan lama atau tidak. Mekanisme ataupun manajemen konflik yang diambil pun sangat menentukan posisi organisasi sebagai lembaga yang menjadi payungnya. Kebijakan-kebijakan dan metode komunikasi yang diambil sangat mempengaruhi keberlangsungan sebuah organisasi dalam mempertahankan anggota dan segenap komponen di dalamnya.

Konflik dalam organisasi sering dilihat sebagai sesuatu yang negatif, termasuk oleh pemimpin organisasi. Karenanya, penanganan yang dilakukanpun cenderung diarahkan kepada peredaman konflik. Dalam realita, konflik merupakan sesuatu yang sulit dihindarkan karena berkaitan erat proses interaksi manusia. Karenanya, yang dibutuhkan bukan meredam konflik, tapi bagaimana menanganinya sehingga bisa membawa dampak konstruktif bagi organisasi.

Mengamati kegiatan organisasi yang saling berinteraksi memberikan pelayanan kepada stackholder, tidak mungkin terhindar dari konflik. Setiap jenis konflik yang terjadi menuntut pemecahan dan penyelesaian dengan cepat. Semakin besar organisasi maka frekuensi konflik yang terjadi semakin tinggi. Ini berarti semakin banyak konflik yang harus diselesaikan.  Membiarkan konflik organisasi lambat untuk diselesaikan akan mengakibatkan perkembangan organisasi tidak efisien, produktifitas menurun, serta konflik lain akan menjalar luas.

B.   PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan  latar belakang masalah diatas, maka dapat dikemukakan beberapa rumusan masalah, yaitu:

1.      Apa konflik itu?

2.      Apa saja sumber terjadinya konflik dalam organisasi tersebut?

3.      Bagaimana cara penyelesaian konflik organisasi tersebut? Dan apa saja langkah yang dapat ditempuh untuk menyelesaikan konflik organisasi tersebut.

C.   TUJUAN PENULISAN

Tujuan dari penyusunan makalah ini adalah:

1.      Untuk menambah pengetahuan tentang konflik dalam organisasi dan mengetahui cara yang dapat ditempuh untuk menyelesaikan konflik dalam organisasi.

2.      Untuk memenuhi tugas akhir tengah semester, mata kuliah Manajemen Perkantoran Lanjutan.

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Konflik

Menurut kamus besar bahasa Indonesia konflik adalah percekcokkan, perselisihan, pertentangan. Konflik berasal dari kata kerja bahasa latin yaitu configure yang berarti saling memukul. Secara Sosiologis konflik diartikan sebagai proses social antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkan atau membuatnya tidak berdaya.

Menurut Nardjana (1994) Konflik adalah akibat situasi dimana keinginan atau kehendak yang berbeda atau berlawanan antara satu dengan yang lain, sehingga salah satu atau keduanya saling terganggu.

Menurut Killman dan Thomas (1978), konflik merupakan kondisi terjadinya ketidakcocokan antar nilai atau tujuan-tujuan yang ingin dicapai, baik yang ada dalam diri individu maupun dalam hubungannya dengan orang lain. Kondisi yang telah dikemukakan tersebut dapat mengganggu bahkan menghambat tercapainya emosi atau stres yang mempengaruhi efisiensi dan produktivitas kerja (Wijono,1993, p.4)

Menurut Wood, Walace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, dan Osborn (1998:580) yang dimaksud dengan konflik (dalam ruang lingkup organisasi) adalah: Conflict
is a situation which two or more people disagree over issues of organisational substance and/or experience some emotional antagonism with one another. Yang kurang lebih memiliki arti bahwa konflik adalah suatu situasi dimana dua atau banyak orang saling tidak setuju terhadap suatu permasalahan yang menyangkut kepentingan organisasi dan/atau dengan timbulnya perasaan permusuhan satu dengan yang lainnya.

Menurut Stoner Konflik organisasi adalah mencakup ketidaksepakatan soal alokasi sumberdaya yang langka atau peselisihan soal tujuan, status, nilai, persepsi, atau kepribadian. (Wahyudi, 2006:17).

Jadi dapat disimpulkan bahwa konflik organisasi merupakan suatu masalah yang timbul akibat ketidakcocokan ataupun akibat perbedaan pendapat dalam suatu organisasi.

2.      Sumber Konflik dalam Organisasi

Semua konflik pasti memiliki sumber dan penyebab-penyebab, berikut ini ada beberapa sumber konflik dalam sebuah organisasi:

a.       Faktor komunikasi (communication factors)

Disebabkan oleh Kesalahan komunikasi atau komunikasi yang kurang baik antar bawahan,antar pimpinan ataupun antar bawahan dan pimpinan

b.      Faktor struktur tugas maupun struktur organisasi (job structure or organization structure) Disebabkan oleh kurang baiknya susunan struktur organisasi yang dibuat.

c.       Faktor yang bersifat personal (personal factors)

Disebabkan oleh faktor individu yang memang sudah saling memiliki konflik satu sama lainnya

d.      Faktor lingkungan (environmental factors)

Faktor lingkungan yang kurang mendukung organisasi tersebut sehingga terjadi konflik satu sama lainnya.

3.      Faktor penyebab konflik

a.       Perbedaan individu, yang meliputi perbedaan pendirian dan perasaan.

Setiap manusia adalah individu yang unik. Artinya, setiap orang memiliki pendirian dan perasaan yang berbeda-beda satu dengan lainnya. Perbedaan pendirian dan perasaan akan sesuatu hal atau lingkungan yang nyata ini dapat menjadi faktor penyebab konflik sosial, sebab dalam menjalani hubungan sosial, seseorang tidak selalu sejalan dengan kelompoknya. Misalnya, ketika berlangsung pentas musik di lingkungan pemukiman, tentu perasaan setiap warganya akan berbeda-beda. Ada yang merasa terganggu karena berisik, tetapi ada pula yang merasa terhibur.

b.      Perbedaan latar belakang kebudayaan sehingga membentuk pribadi-pribadi yang berbeda.

Seseorang sedikit banyak akan terpengaruh dengan pola-pola pemikiran dan pendirian kelompoknya. Pemikiran dan pendirian yang berbeda itu pada akhirnya akan menghasilkan perbedaan individu yang dapat memicu konflik.

c.       Perbedaan kepentingan antara individu atau kelompok.

Manusia memiliki perasaan, pendirian maupun latar belakang kebudayaan yang berbeda. Oleh sebab itu, dalam waktu yang bersamaan, masing-masing orang atau kelompok memiliki kepentingan yang berbeda-beda. Kadang-kadang orang dapat melakukan hal yang sama, tetapi untuk tujuan yang berbeda-beda. Sebagai contoh, misalnya perbedaan kepentingan dalam hal pemanfaatan hutan. Para tokoh masyarakat menanggap hutan sebagai kekayaan budaya yang menjadi bagian dari kebudayaan mereka sehingga harus dijaga dan tidak boleh ditebang. Para petani menbang pohon-pohon karena dianggap sebagai penghalang bagi mereka untuk membuat kebun atau ladang. Bagi para pengusaha kayu, pohon-pohon ditebang dan kemudian kayunya diekspor guna mendapatkan uang dan membuka pekerjaan. Sedangkan bagi pecinta lingkungan, hutan adalah bagian dari lingkungan sehingga harus dilestarikan. Di sini jelas terlihat ada perbedaan kepentingan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya sehingga akan mendatangkan konflik sosial di masyarakat. Konflik akibat perbedaan kepentingan ini dapat pula menyangkut bidang politik, ekonomi, sosial, dan budaya. Begitu pula dapat terjadi antar kelompok atau antara kelompok dengan individu, misalnya konflik antara kelompok buruh dengan pengusaha yang terjadi karena perbedaan kepentingan di antara keduanya. Para buruh menginginkan upah yang memadai, sedangkan pengusaha menginginkan pendapatan yang besar untuk dinikmati sendiri dan memperbesar bidang serta volume usaha mereka.

d.      Perubahan-perubahan nilai yang cepat dan mendadak dalam masyarakat.

Perubahan adalah sesuatu yang lazim dan wajar terjadi, tetapi jika perubahan itu berlangsung cepat atau bahkan mendadak, perubahan tersebut dapat memicu terjadinya konflik sosial. Misalnya, pada masyarakat pedesaan yang mengalami proses industrialisasi yang mendadak akan memunculkan konflik sosial sebab nilai-nilai lama pada masyarakat tradisional yang biasanya bercorak pertanian secara cepat berubah menjadi nilai-nilai masyarakat industri. Nilai-nilai yang berubah itu seperti nilai kegotongroyongan berganti menjadi nilai kontrak kerja dengan upah yang disesuaikan menurut jenis pekerjaannya. Hubungan kekerabatan bergeser menjadi hubungan struktural yang disusun dalam organisasi formal perusahaan. Nilai-nilai kebersamaan berubah menjadi individualis dan nilai-nilai tentang pemanfaatan waktu yang cenderung tidak ketat berubah menjadi pembagian waktu yang tegas seperti jadwal kerja dan istirahat dalam dunia industri. Perubahan-perubahan ini, jika terjadi seara cepat atau mendadak, akan membuat kegoncangan proses-proses sosial di masyarakat, bahkan akan terjadi upaya penolakan terhadap semua bentuk perubahan karena dianggap mengacaukan tatanan kehidupan masyarakat yang telah ada.

4.      Macam-Macam Konflik

Menurut James A.F. Stoner dan Charles Wankel, jenis-jenis konflik terbagi atas :

1.      Konflik intrapersonal. Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik ini terjadi pada saat yang bersamaan memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.

2.      Konflik interpersonal.

o   Konflik ini adalah konflik seseorang dengan orang lainnya karena memiliki perbedaan keinginan dan tujuan.

o   Konflik antar individu-individu dan kelompok-kelompok, Hal ini sering kali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas yang ditekankan pada kelompok kerja mereka . Sebagai contoh seorang individu dapat dikenai hukuman karena tidak memenuhi norma-norma yang ada.Konflik interorganisasi.

3.      Konflik antar grup dalam suatu organisasi adalah suatu yang biasa terjadi, yang tentu menimbulkan kesulitan dalam koordinasi dan integrasi dalam kegiatan yang menyangkut tugas-tugas dan pekerjaan. Karena hal ini tak selalu bisa dihindari maka perlu adanya pengaturan agar kolaborasi tetap terjaga dan menghindari disfungsional.

5.      Akibat-akibat Konflik

Konflik dapat berdampak baik dan berdampak buruk.

Konflik berakibat baik seperti:

1.      Membuat suatu organisasi hidup, bila pihak-pihak yang berkonflik memiliki kesepakatan untuk mencari jalan keluarnya.

2.      Berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan merupakan salah satu akibat dari konflik, yang tujuannya tentu meminimalkan konflik yang akan terjadi dikemudian hari.

3.      Melakukan adaptasi, sehingga dapat terjadi perubahan dan perbaikan dalam system serta prosedur, mekanisme, program, bahkan tujuan organisasi.

4.      Memunculkan keputusan-keputusan yang inovatif.

5.      Memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.

Konflik berakibat tidak baik seperti:

1.      Menghambat komunikasi, karena pihak-pihak yang berkonflik cenderung tidak berkomunikasi.

2.      Menghambat keeratan hubungan.

3.      Karena komunikasi relative tidak ada, maka akan mengancam hubungan pihak-pihak yang berkonflik.

4.      Mengganggu kerja sama.

5.      Hubungan yang tidak terjalin baik, bagaimana mungkin terjadi kerjasama yang baik.

6.      Mengganggu proses produksi,bahkan menurunkan produksi.

7.      Kerja sama yang kurang baik, maka produktifitas pun rendah.

8.      Menimbulkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan.

9.      Karena produktifitas rendah, timbullah ketidakpuasan terhadap pekerjaan.

10.  Yang kemudian berakibat pada individu mengalami tekanan, mengganggu konsentrasi, menimbulkan kecemasan, mangkir, menarik diri, frustasi dan apatisme.

6.      Cara-Cara Mengatasi Konflik

Mengatasi konflik antara pihak-pihak yang bertikai tergantung pada kemauan pihak-pihak yang berkonflik untuk menyelesaikan masalah. Selain itu juga peran aktif dari pihak luar yang menginginkan redanya konflik. Berikut adalah cara-cara untuk mengatasi konflik yang telah terjadi

:

1.      Rujuk

• merupakan usaha pendekatan demi terjalinnya hubungan kerjasama yang lebih baik demi kepentingan bersama pula.

2.      Persuasi

• mengubah posisi pihak lain, dengan menunjukan kerugian yang mungkin timbul, dan bukti factual serta dengan menunjukkan bahwa usul kita menguntungkan dan konsisten dengan norma dan standar keadilan yang berlaku.

3.      Tawar-menawar

• Suatu penyelesaian yang dapat diterima oleh kedua belah pihak dengan mempertukarkan kesepakatan yang dapat diterima.

4.      Pemecahan masalah terpadu

• Usaha pemecahan masalah dengan memadukan kebutuhan kedua belah pihak. Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung secara terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan alternative pemecahan secara bersama dengan keuntungan yang berimbang bagi kedua pihak.

5.      Penarikan diri

• Cara menyelesaikan masalah dengan cara salah satu pihak yang bertikai menarik diri dari hubungan dengan pihak lawan konflik. Penyelesaian ini sangat efisien bila pihak-pihak yang bertikai tidak ada hubungan. Bila pihak-pihak yang bertikai saling berhubungan dan melengkapi satu sama lain, tentu cara ini tidak dapat dilakukan untuk menyelesaikan konflik.

6.      Pemaksaan dan penekanan

• Cara menyelesaikan konflik dengan cara memaksa pihak lain untuk menyerah. Cara ini dapat dilakukan apabila pihak yang berkonflik memiliki wewenang  yang lebih tinggi dari pihak lainnya. Tetapi bila tidak begitu cara-cara seperti intimidasi, ancaman, dsb yang akan dilakukan dan tentu pihak yang lain akan mengalah secara terpaksa.

7.      Strategi Penyelesaian Konflik

Pendekatan penyelesaian konflik oleh pemimpin dikategorikan dalam dua dimensi ialah kerjasama/tidak kerjasama dan tegas/tidak tegas. Dengan menggunakan kedua macam dimensi tersebut ada 5 macam pendekatan penyelesaian konflik ialah :

1.      Kompetisi

Penyelesaian konflik yang menggambarkan satu pihak mengalahkan atau mengorbankan yang lain. Penyelesaian bentuk kompetisi dikenal dengan istilah win-lose orientation.

2.      Akomodasi
Penyelesaian konflik yang menggambarkan kompetisi bayangan cermin yang memberikan keseluruhannya penyelesaian pada pihak lain tanpa ada usaha memperjuangkan tujuannya sendiri. Proses tersebut adalah taktik perdamaian.

3.      Sharing

Suatu pendekatan penyelesaian kompromistis antara dominasi kelompok dan kelompok damai. Satu pihak memberi dan yang lain menerima sesuatu. Kedua kelompok berpikiran moderat, tidak lengkap, tetapi memuaskan.

4.      Kolaborasi
Bentuk usaha penyelesaian konflik yang memuaskan kedua belah pihak. Usaha ini adalah pendekatan pemecahan problem (problem-solving approach) yang memerlukan integrasi dari kedua pihak.

5.      Penghindaran
Menyangkut ketidakpedulian dari kedua kelompok. Keadaaan ini menggambarkan penarikan kepentingan atau mengacuhkan kepentingan kelompok lain.

BAB III

PENUTUP

1.      Kesimpulan

Konflik organisasi merupakan suatu masalah yang timbul akibat ketidakcocokan ataupun akibat perbedaan pendapat dalam suatu organisasi. Sumber konflik dalam sebuah organisasi dapat berasar dari faktor komunikasi, faktor struktur tugas maupun struktur organisasi, faktor yang bersifat personal, faktor lingkungan.

Faktor penyebab konflik: Perbedaan individu, yang meliputi perbedaan pendirian dan perasaan. Perbedaan latar belakang kebudayaan sehingga membentuk pribadi-pribadi yang berbeda Perbedaan kepentingan antara individu atau kelompok. Perubahan-perubahan nilai yang cepat dan mendadak dalam masyarakat.

Konflik yang terjadi dalam organisasi tidak selamanya berakibat negative terhadap organisasi tersebut. Konflik yang terjadi dapat juga berdampak positif terhadap keberlangsungan organisasi tersebut, seperti: Membuat suatu organisasi hidup, berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan, melakukan adaptasi, memunculkan keputusan-keputusan yang inovatif., memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.

Mengatasi konflik antara pihak-pihak yang bertikai tergantung pada kemauan pihak-pihak yang berkonflik untuk menyelesaikan masalah. Selain itu juga peran aktif dari pihak luar yang menginginkan redanya konflik.

2.      Saran

Dalam berorganisasi setiap orang, setiap individu tidak akan terlepas dari konflik, karena setiap individu memiliki pendapat dan pandangan yang berbeda satu sama lainnya. Dengan keadaan ini diharapkan setiap individu, setiap kelompok mampu memahami perbedaan tersebut. Sebaiknya dalam mengambil sebuah keputusan alam organisasi diharapkan adanya musyawah sehingga tidak terlihat adanya mementingkan pendapat sendiri karena keputusan diambil dari kesepakatan dan suara bersama, baik dan buruh hasil yang akan diperoleh merupakan tanggung jawab anggota kelompok secara bersama-sama.

Apabila terjadi ketidaksepakatan atau konflik dalam organisasi sebaiknya harus dibicarakan dan diselesaikan sesegera mungkin dengan berbagai alternative yang ada, sehingga kelancaran produktifitas kerja ogranisasi tidak terganggu, dan keberhasilan kerja organisasi akan lebih optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Aditio. 2012. Makalah: Konflik Organisasi. Online. Ditemukan tanggal 18 April 2013.

J. Winardi. 2006. Toeri Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta: Rajawali Pers.

Toni Tanamal. 2011. Makalah: Konflik Organisasi dan Penyelesaiannya. Online. Ditemukan tanggal 18 April 2013.

Prinsip Penyelenggaraan ADM

v  MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

1.      Pengertian Pekerjaan Kantor (Office Work)

Pada hakikatnya pengertian pekerjaan kantor sama dengan pengertian tata usaha, yaitu suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Menurut Drs. Soebroto, pekerjaan kantor adalah setiap macam pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tulisan serta pembuatan warkat-warkat, penggunaan dan pemeliharaan warkat-warkat.

2.      Peranan Pekerjaan Kantor

a.       Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan masyarakat.

b.      Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan

c.       Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi

d.       Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi.

3.      Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

a.       Bersifat pelayanan

b.      Bersifat terbuka dan luas

c.       Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

d.      Banyak mempergunakan alat-alat tulis

4.      Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor dapat dikelompokkan menjadi empat bidang kegiata, yaitu:

a.      Komunikasi

(pekerjaan kantor => menghimpun, memberikan  keterangan-keterangan kepada mereka yang membutuhkan baik pihak interen maupun pihak ekstern dari organisasi tersebut).

b.      Registrasi (pencatatan)

( Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak interen maupun pihak ekstern).

c.       Kalkulasi/ komputasi ( penghitungan)

(Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai dari yang sederhana sampai computer.)

d.      Filing (penyimpanan arsip)

(kegiatan penyimpanan produk-produk kantor agar dapat dipergunakan apabila dibutuhkan).

5.      Perincian Pekerjaan Kantor

a.       Menghimpun (mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum ada atau yang masi berserakan, sehingga siap dipergukan ketika diperlukan)

b.      Mencatat (kegiatan tulis menulis mengenai data-data yang dipelukan sehingga mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

c.       Mengolah (kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna)

d.      Menggandakan ( kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak yang diperlukan)

e.       Mengirim (kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan berbagai cara)

f.       Menyimpan (meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman)

g.      Melakukan komunikasi (kegiatan melakukan  pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lainbaik langsung maupun tidak langsung)

h.      Menghitung (kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka). Dan pekerjaan lainnya.

6.      Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

a.       Surat                                                          e. Arsip

b.      Laporan

c.       Formulir

d.      Berbagai macam dokumen tertulis

MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Pengertian Perbekalan Kantor (sarana dan prasarana kantor)

Adalah segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik, baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi).

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai tujuan (benda-benda bergerak spt computer, dan mesin2).

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (benda-benda yang tidak bergerak spt gedung, ruang, tanah,dll). 

2.      Macam-macam Perbekalan Kantor

a.       Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

b.      Mesin-mesin kantor (office Machine)

c.       Mesin-komunikasi kantor

d.      Perabot kantor (office furniture)

e.       Interior kantor (office arrangement)

3.      Peralatan, Perlengkapan, dan Interior Kantor

a.       Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghsilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

Peralatan kantor (segala benda yang dapat digunakan berulang2)

Perlengkapan kantor (segala benda kantor yang tidak dapat digunakan berulang2/ sekali pakai.

Ø  Dilihat dari bentuknya, Office supplies dibedakan menjadi dua, yaitu:

1)      Berbentuk lembaran. Ex: kertas, plastic, amplop dan map.

2)      Berbentuk non lembaran. Ex: pena, perforator, stepler, cutter, dll.

3)      Berbentuk buku. Ek: buku catatan (block note), buku telepon, buku tamu, buku tahunan, dll.

Ø  Dilihat dari segi penggunaannya, office supplies dibedakan menjadi:

1)      Barang habis pakai. Ex: pena, tinta, kertas, klip

2)      Barang tidak habis pakai. Ex: stepler, perforator, cutter, gunting, dll.

b.      Mesin-mesin kantor (office machine)

Adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetic. Ex: computer, leptop, LCD, mesin fotokopi, mesin absensi, dll.

c.       Mesin komunikasi kantor

Adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di dalam organisasi sendiri maupun di luar ogranisasi. Ex: telepon, intercom, faximile, telepon wareless.

d.      Perabot kantor (office furniture)

Benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Ex: meja, kursi, lemari, rak buku, filing cabinet.

e.       Interior kantor

Benda-benda yang digunakan untuk menambah suasana jadi lebih menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Ex: bunga, lukisan, dll.

MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Pengertian Personil Kantor

Adalah orang atau karyawan yang menjalankan atau yang melayani pekerjaan dalam suatu organisasi pemerintah/ swasta untuk mencapai tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji atau upah.

a.       Pegawai negeri adalah pegawai yang bekerja  pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

b.      Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.

c.       Pegawai tetap adalah pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta.

d.      Pegawai honorer adalah pegawai tidak tetap dan dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

2.      Macam-macam personil kantor

a.       Administrator ( Petugas pelaksana administrasi)

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantuor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Staf ( pembantu ahli)

Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuannya dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan –pekerjaan kantor.

d.      Worker ( pegawai/pekerja)

Adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.

3.      Pengorganisasian personil kantor

4.      Syarat-syarat personil kantor

Secara umum persyaratan personil kantor meliputi:

a.       Persyaratan pengetahuan

Pada umumnya diukur dari tingkat pendidikan formal, karena selama ini yang lazim berlaku yaitu seseorang dianggap mampu mengerjakan pekerjaan dan diterima sebagai karyawan kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang sudah diselesaikannya.

b.      Persyaratan keterampilan

Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar/ ukuran-ukuran yang telah ditentukan, dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan.

Menurut The Liang Gie karyawan yang terampil adalah karyawan yang telah mampu melaksanakan tugas-tugas pelayanan yaitu, menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

c.       Persyaratankepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh personil kantor sbb:

1)      Loyalitas, yaitu kesetiaan kepada perusahaan dan pekerjaannya sehingga tercipta rasa memiliki, saling menjaga dan menjaga nama baik perusahaan.

2)      Tekun dan rajin, setiap melaksanakan pekrjaan harus dilaksanakan dengan tekun dan sunguh-sungguh, jika tidak kemungkinan besar tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaannya dan akan menimbulkan kerugian pada peusahaan.

3)      Kesabaran, dalam artian teliti, tidak cepat putus asa dan ulet dalam bekerja

4)      Kerapian, yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, tertata dengan baik serta dapat pula diartikan rapi dalam berpakaian, santun dalam cara duduk dan menerima tamu.

5)      Dapat menyimpan rahasia, karena kebocoran rahasia perusahaan akan menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan.

5.      Tugas, wewenang dan tanggungjawab personil kantor

a.       Meneger kantor/ kepala kantor bertugas mengawasi, bertanggungjawab terhadap kelancaran aktifitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja sesuai kebutuhan. Serta memberikan nasehat dan melatih karyawannya.

b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

c.       Bagian keuangan, bertugas bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan.

d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan pimpinan juga untuk karyawan dibagian lainnya.

e.       Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor.

Sifat/ kualifikasi dasar yang harus dimiliki seorang pemimpin kantor:

ü  Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup

ü  Mempunyai temperamen yang sesuai dengan pekerjaannya (gambaran menyeluruh terhadap semua kegiatannya)

ü  Mempunyai kemampuan mendelegasikan kewenangannya

ü  Harus mempunyai “good powers of organization” (kemampuan memimpin)

ü  Mampu melihat segalanya itu secara keseluruhan (adil)

ü  Memiliki kepribadian yang diperlukan dalam tugasnya, seperti:  antusianisme, kesungguhan hati, kebijaksanaan, control diri yang baik, dll.

Sifat dan kualifikasi dasar yang dimiliki seorang sekretaris:

ü  Kepribadian yang sesuai, seperti: ramah, simpatik, supel dalam pergaulan, jujur, teliti, berhati-hati, cekatan, emosi yang stabil

ü  Pengetahuan umum yang cukup

ü  Pengetahuan khusus yang mencakup bidang kerjanya

ü  Mempunyai keterampilan dan menguasai teknik-teknik kesekretarisan

ü  Pengalaman kerja

6.      Pengadaan personil kantor

a.       Analisis Jabatan

b.      Rekruitmen

c.       Seleksi

7.      Langkah-langkah seleksi personil kantor

a.       Seleksi administrasi

b.      Penarikan tenaga kerja

c.       Klasifikasi jabatan

d.      Tes dan wawancara

e.       Penempatan personil kantor

8.      Masa orientasi personil kantor

9.      Penempatan personil kantor

10.  Pengembangan personil kantor

a.       Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan kegiatannya.

Menurut Wexley dan Yulk, Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkatan menengah dan atas.

Jadi, pelatihan dan pengembangan erat kaitannya dengan usaha-usaha yang terencana untuk mencapai penguasaan, kemampuan, pengetahuan, dan sikap karyawan. 

b.      Manfaat pelatihan

1)      Dapat meningkatkan kinerja personil/ karyawan

2)      Karyawan dapat berkembang lebih cepat dan baik

3)      Dapat memperbaiki cara kerja karyawan

4)      Karyawan dapat bekerja dengan baik, efektif dan efisien

5)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

6)      Mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktifitas perusahaan

c.       Jenis dan tujuan pelatihan

1)      Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing karyawan, pelatih ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.

2)      Administrative training

Pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berkaitan pekerjaan kantor.

3)      Office method training

Pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya  bidang kesekretarisan.

4)      Refreshing training

Pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

d.      Prinsip-prinsip pelatihan

1)      Prinsip perbedaan individu

Misalnya: perbedaan kemampuan, tingkat pendidikan, minat, dan pengalaman.

2)      Prinsip pengembangan karyawan

Diberikan pendidikan dan pelatihan karyawan

e.       Komponen pelatihan

1)      Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas

2)      Materi harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan

3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta

4)      Peserta harus memenuhi persyaratan

5)      Pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat

f.       Tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

1)      Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan

2)      Mengidentifikasi kebutuhan

3)      Menetapkan metode pelatihan

4)      Menetapkan criteria keberhasilan

5)      Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi

6)      Mengevaluasi hasil pelatihan

g.      Tujuan pelatihan dan pengembangan

1)      Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja

2)      Menetapkan ketetapan sumber daya manusia

3)      Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

4)      Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi kerja

5)      dll

h.      Faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

1)      Perbedaan individu

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Partisipasi aktif

5)      Seleksi peserta pelatihan

6)      Metode pelatihan dan pengembangan

11.  Mutasi, promosi dan demosi personil kantor

Mutasi adalah  

12.  Pemberhentian personil kantor