v
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN
KANTOR
1.
Pengertian Pekerjaan Kantor
(Office Work)
Pada hakikatnya pengertian
pekerjaan kantor sama dengan pengertian tata usaha, yaitu suatu aktifitas atau
rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun,
mengirim dan meyimpan berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi
dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Menurut Drs. Soebroto, pekerjaan
kantor adalah setiap macam pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan
baik lisan maupun tulisan serta pembuatan warkat-warkat, penggunaan dan
pemeliharaan warkat-warkat.
2.
Peranan Pekerjaan Kantor
a.
Menyediakan
keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan masyarakat.
b.
Membantu
pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan
c.
Membantu
pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi
d.
Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan
organisasi.
3.
Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
a.
Bersifat
pelayanan
b.
Bersifat
terbuka dan luas
c.
Dilaksanakan
oleh semua pihak dalam organisasi
d.
Banyak
mempergunakan alat-alat tulis
4.
Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor dapat
dikelompokkan menjadi empat bidang kegiata, yaitu:
a. Komunikasi
(pekerjaan
kantor => menghimpun, memberikan
keterangan-keterangan kepada mereka yang membutuhkan baik pihak interen
maupun pihak ekstern dari organisasi tersebut).
b. Registrasi
(pencatatan)
( Melakukan
kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang diperlukan oleh
organisasi yang bersangkutan baik dari pihak interen maupun pihak ekstern).
c. Kalkulasi/
komputasi ( penghitungan)
(Mengerjakan
penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai dari yang sederhana
sampai computer.)
d. Filing
(penyimpanan arsip)
(kegiatan
penyimpanan produk-produk kantor agar dapat dipergunakan apabila dibutuhkan).
5.
Perincian Pekerjaan Kantor
a.
Menghimpun (mencari dan mengusahakan
ketersediaan segala informasi yang belum ada atau yang masi berserakan,
sehingga siap dipergukan ketika diperlukan)
b.
Mencatat (kegiatan tulis menulis
mengenai data-data yang dipelukan sehingga mempunyai arti, dapat dikirim dan
disimpan.
c.
Mengolah (kegiatan untuk mengerjakan
data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna)
d.
Menggandakan ( kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara
sebanyak yang diperlukan)
e.
Mengirim (kegiatan menyampaikan informasi
dari satu pihak kepada pihak lain dengan berbagai cara)
f.
Menyimpan (meletakkan infomasi dengan
berbagai cara dan alat ditempat yang aman)
g.
Melakukan komunikasi (kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak
lainbaik langsung maupun tidak langsung)
h.
Menghitung (kegiatan melakukan penetapan
data yang berkaitan dengan angka). Dan pekerjaan lainnya.
6.
Hasil
jasa atau produk pekerjaan kantor
a.
Surat e.
Arsip
b.
Laporan
c.
Formulir
d.
Berbagai
macam dokumen tertulis
MENGIDENTIFIKASI
SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.
Pengertian Perbekalan Kantor
(sarana dan prasarana kantor)
Adalah segala sesuatu atau benda
yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik, baik yang digunakan untuk
menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi).
Sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai tujuan (benda-benda bergerak spt
computer, dan mesin2).
Prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (benda-benda yang tidak
bergerak spt gedung, ruang, tanah,dll).
2.
Macam-macam Perbekalan Kantor
a.
Peralatan/perlengkapan
kantor (office supplies)
b.
Mesin-mesin
kantor (office Machine)
c.
Mesin-komunikasi
kantor
d.
Perabot
kantor (office furniture)
e.
Interior
kantor (office arrangement)
3.
Peralatan, Perlengkapan, dan Interior
Kantor
a.
Peralatan/perlengkapan
kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor, sehingga menghsilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
Peralatan kantor (segala benda
yang dapat digunakan berulang2)
Perlengkapan kantor (segala
benda kantor yang tidak dapat digunakan berulang2/ sekali pakai.
Ø
Dilihat
dari bentuknya, Office supplies dibedakan menjadi dua, yaitu:
1)
Berbentuk
lembaran. Ex: kertas, plastic, amplop dan map.
2)
Berbentuk
non lembaran. Ex: pena, perforator, stepler, cutter, dll.
3)
Berbentuk
buku. Ek: buku catatan (block note), buku telepon, buku tamu, buku tahunan,
dll.
Ø
Dilihat
dari segi penggunaannya, office supplies dibedakan menjadi:
1)
Barang
habis pakai. Ex: pena, tinta, kertas, klip
2)
Barang
tidak habis pakai. Ex: stepler, perforator, cutter, gunting, dll.
b.
Mesin-mesin
kantor (office machine)
Adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik dan magnetic. Ex: computer, leptop, LCD, mesin fotokopi,
mesin absensi, dll.
c.
Mesin
komunikasi kantor
Adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di dalam organisasi sendiri maupun di luar ogranisasi. Ex:
telepon, intercom, faximile, telepon wareless.
d.
Perabot
kantor (office furniture)
Benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk
membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Ex: meja, kursi, lemari, rak buku,
filing cabinet.
e.
Interior
kantor
Benda-benda
yang digunakan untuk menambah suasana jadi lebih menyenangkan sehingga memberi
semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Ex: bunga, lukisan, dll.
MENGIDENTIFIKASI
PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.
Pengertian
Personil Kantor
Adalah orang atau karyawan yang
menjalankan atau yang melayani pekerjaan dalam suatu organisasi pemerintah/
swasta untuk mencapai tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji
atau upah.
a.
Pegawai
negeri adalah pegawai yang bekerja pada
instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.
b.
Pegawai
swasta adalah pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta dan digaji oleh
perusahaan swasta tersebut.
c.
Pegawai
tetap adalah pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan
gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta.
d.
Pegawai
honorer adalah pegawai tidak tetap dan dan belum memiliki status, gaji dan
tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
2.
Macam-macam
personil kantor
a.
Administrator
( Petugas pelaksana administrasi)
Adalah
orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus
dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b.
Manajer
Adalah
orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain, mengelola dan
mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantuor untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
c.
Staf
( pembantu ahli)
Adalah
para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuannya dalam bidangnya,
bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan
–pekerjaan kantor.
d.
Worker
( pegawai/pekerja)
Adalah
para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.
3.
Pengorganisasian
personil kantor
4.
Syarat-syarat
personil kantor
Secara umum persyaratan personil
kantor meliputi:
a.
Persyaratan
pengetahuan
Pada
umumnya diukur dari tingkat pendidikan formal, karena selama ini yang lazim
berlaku yaitu seseorang dianggap mampu mengerjakan pekerjaan dan diterima
sebagai karyawan kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang
sudah diselesaikannya.
b.
Persyaratan
keterampilan
Personil
kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar/
ukuran-ukuran yang telah ditentukan, dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah,
dan waktu yang telah ditetapkan.
Menurut
The Liang Gie karyawan yang terampil adalah karyawan yang telah mampu
melaksanakan tugas-tugas pelayanan yaitu, menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan.
c.
Persyaratankepribadian
Kepribadian
adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh personil kantor sbb:
1)
Loyalitas, yaitu kesetiaan kepada
perusahaan dan pekerjaannya sehingga tercipta rasa memiliki, saling menjaga dan
menjaga nama baik perusahaan.
2)
Tekun dan rajin, setiap melaksanakan pekrjaan
harus dilaksanakan dengan tekun dan sunguh-sungguh, jika tidak kemungkinan
besar tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaannya dan akan menimbulkan kerugian
pada peusahaan.
3)
Kesabaran, dalam artian teliti, tidak
cepat putus asa dan ulet dalam bekerja
4)
Kerapian, yaitu setiap pekerjaan
dilakukan dengan baik, tertata dengan baik serta dapat pula diartikan rapi
dalam berpakaian, santun dalam cara duduk dan menerima tamu.
5)
Dapat menyimpan rahasia, karena kebocoran rahasia
perusahaan akan menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan.
5.
Tugas,
wewenang dan tanggungjawab personil kantor
a.
Meneger
kantor/ kepala kantor bertugas mengawasi, bertanggungjawab terhadap kelancaran
aktifitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan
personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja sesuai kebutuhan.
Serta memberikan nasehat dan melatih karyawannya.
b.
Administrator
bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat
dan menyimpan semua warkat serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
c.
Bagian
keuangan, bertugas bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan.
d.
Sekretaris,
bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan pimpinan juga untuk
karyawan dibagian lainnya.
e.
Penerima
tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang
mempunyai kepentingan terhadap kantor.
Sifat/ kualifikasi dasar yang harus dimiliki seorang
pemimpin kantor:
ü
Memiliki
pengetahuan dan pengalaman yang cukup
ü
Mempunyai
temperamen yang sesuai dengan pekerjaannya (gambaran menyeluruh terhadap semua
kegiatannya)
ü
Mempunyai
kemampuan mendelegasikan kewenangannya
ü
Harus
mempunyai “good powers of organization” (kemampuan memimpin)
ü
Mampu
melihat segalanya itu secara keseluruhan (adil)
ü
Memiliki
kepribadian yang diperlukan dalam tugasnya, seperti: antusianisme, kesungguhan hati,
kebijaksanaan, control diri yang baik, dll.
Sifat dan kualifikasi dasar yang dimiliki seorang
sekretaris:
ü Kepribadian yang sesuai,
seperti: ramah, simpatik, supel dalam pergaulan, jujur, teliti, berhati-hati,
cekatan, emosi yang stabil
ü Pengetahuan umum yang cukup
ü Pengetahuan khusus yang mencakup
bidang kerjanya
ü Mempunyai keterampilan dan
menguasai teknik-teknik kesekretarisan
ü Pengalaman kerja
6.
Pengadaan
personil kantor
a.
Analisis
Jabatan
b.
Rekruitmen
c.
Seleksi
7.
Langkah-langkah
seleksi personil kantor
a.
Seleksi
administrasi
b.
Penarikan
tenaga kerja
c.
Klasifikasi
jabatan
d.
Tes
dan wawancara
e.
Penempatan
personil kantor
8.
Masa
orientasi personil kantor
9.
Penempatan
personil kantor
10. Pengembangan personil kantor
a.
Pengertian
Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan
kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan kegiatannya.
Menurut Wexley dan Yulk,
Pengembangan adalah
peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan
manusia (human relation) bagi karyawan tingkatan menengah dan atas.
Jadi,
pelatihan dan pengembangan erat kaitannya dengan usaha-usaha yang terencana
untuk mencapai penguasaan, kemampuan, pengetahuan, dan sikap karyawan.
b.
Manfaat
pelatihan
1)
Dapat
meningkatkan kinerja personil/ karyawan
2)
Karyawan
dapat berkembang lebih cepat dan baik
3)
Dapat
memperbaiki cara kerja karyawan
4)
Karyawan
dapat bekerja dengan baik, efektif dan efisien
5)
Karyawan
diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri
6)
Mampu
meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktifitas perusahaan
c.
Jenis
dan tujuan pelatihan
1)
Supervisory
training
Adalah
pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing karyawan, pelatih
ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.
2)
Administrative
training
Pelatihan
yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik
kerja yang berkaitan pekerjaan kantor.
3)
Office
method training
Pelatihan
yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan
yang rutin, khususnya bidang
kesekretarisan.
4)
Refreshing
training
Pelatihan
yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang
sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
d.
Prinsip-prinsip
pelatihan
1)
Prinsip
perbedaan individu
Misalnya:
perbedaan kemampuan, tingkat pendidikan, minat, dan pengalaman.
2)
Prinsip
pengembangan karyawan
Diberikan
pendidikan dan pelatihan karyawan
e.
Komponen
pelatihan
1)
Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan
harus terukur dan jelas
2)
Materi harus disesuaikan dengan
sasaran dan tujuan
3)
Metode disesuaikan dengan kemampuan
peserta
4)
Peserta harus memenuhi persyaratan
5)
Pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang
memenuhi syarat
f.
Tahapan
penyusunan pelatihan dan pengembangan
1)
Menetapkan
sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan
2)
Mengidentifikasi
kebutuhan
3)
Menetapkan
metode pelatihan
4)
Menetapkan
criteria keberhasilan
5)
Melakukan
percobaan (try out) dan melakukan revisi
6)
Mengevaluasi
hasil pelatihan
g.
Tujuan
pelatihan dan pengembangan
1)
Meningkatkan
produktifitas dan kualitas kerja
2)
Menetapkan
ketetapan sumber daya manusia
3)
Meningkatkan
sikap moral dan semangat kerja
4)
Meningkatkan
rangsangan agar karyawan dapat berprestasi kerja
5)
dll
h.
Faktor
yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
1)
Perbedaan
individu
2)
Hubungan
dengan analisis jabatan
3)
Motivasi
4)
Partisipasi
aktif
5)
Seleksi
peserta pelatihan
6)
Metode
pelatihan dan pengembangan
11. Mutasi, promosi dan demosi
personil kantor
Mutasi adalah
12. Pemberhentian personil kantor
